När man rekryterar i utlandet krävs det vanligen lite mera planmässighet än då man rekryterar i hemlandet. Den information som beskriver arbetet och önskad arbetstagare, avlöningen, kommunikationen som gäller arbetssökande och tidtabellen för rekryteringen kan i viss mån avvika om man rekryterar i utlandet jämfört med i hemlandet. Rekryteringsprocessen kan delas in i skeden t.ex. på följande sätt:

1. Planering av processen
2. Behovsprövning för rekrytering
3. Budgetering
4. Beskrivning av arbetet
5. Krav som ställs
6. Tidtabell
7. Val av kompanjoner
8. Val av land
9. Presentation av organisationen och arbetsgivaren
10. Arbetsansökan
11. Arbetsintervju
12. Valprocess
13. Rekryteringsbeslut
14. Information till sökanden

När ett företag har behov av mera arbetskraftsresurser, brukar det finnas flera alternativa metoder att tillgå. Ofta kan man hitta rätt person inom det egna företaget och ibland kan det vara ekonomiskt förnuftigt med köptjänster. Om man beslutar att rekrytera en ny person, måste företaget fundera på vilka egenskaper personen ska ha och var man kan hitta rätt person. Allt oftare söker man kompetenta i utlandet.

Att avlöna en ny person leder alltid till kostnader. Om man söker arbetstagare utomlands, stiger inte kostnaderna för själva rekryteringen nödvändigtvis mycket, men om en person flyttar till Finland från utlandet, är det skäl att fästa uppmärksamheten vid totala kostnaden för rekryteringen och förutse den.

En rekryteringsprocess i utlandet kan avvika mycket jämfört med i hemlandet då man beaktar helheten. Betydande kostnader kan uppstå av resor och flyttning, av uppehållstillstånd, bostad för första månaden (ofta har arbetstagaren inte något hyresavtal eller någon bostad) och andra kostnader som gäller inresa och etablering i landet.

Men för att hitta rätt person och för att övertyga denna måste företaget satsa på rekryteringserfarenhet lite mera än normalt. Rekryteringsprocessen kan mycket väl vara den första erfarenheten av företaget som en potentiell arbetstagare får.

Det är viktigt att fastställa vilka kostnader som företaget är redo att ersätta och vilka kostnader som arbetstagaren själv måste stå för. Det finns inga lagstadgade skyldigheter att ersätta kostnader för etablering eller andra kostnader, men ibland kan det finnas goda skäl att satsa på inresa, etablering och integrering.

Arbetsgivaren kan ersätta till exempel:

• Kostnader för uppehållstillstånd och registrering
• Flyttkostnader
• Resekostnader
• Etableringskostnader
• Språkkurser
• Rådgivning om myndighetsärenden (skatter osv.)
• Avgifter som gäller familjemedlemmar (tillstånd, etablering, daghem, språkkurser osv.)

I början är det viktigt att fastställa vad man vill att den rekryterade personen ska ha som uppgift i organisationen. När det är fråga om en internationell yrkesmänniska, lönar det sig att tänka långt in i framtiden och fundera på hurdan arbetsbeskrivningen är i dag och hur den blir om t.ex. tre år. Samtidigt är det bra att vara medveten om att en internationell arbetstagare sannolikt för med sig nya synvinklar, språkkunskaper och t.ex. kännedom om marknaden i sitt eget hemland eller där arbetstagaren har vistats.

Till arbetsbeskrivningen hör också vad arbetsgivaren erbjuder arbetstagaren. Allra senast vid intervjun borde man kunna tala om för sökanden, till vilket slags arbetsteam hen kommer, vilken slags organisation det är fråga om och hurdana utsikter arbetstagaren har gällande t.ex. arbetskarriären.

När man fastställer arbetsbeskrivningen är det skäl att komma ihåg, att arbetstagaren kanske inte har någon uppfattning om det finländska arbetslivet, företagets arbetskultur eller t.ex. om hur man går framåt i karriären i Finland och hurdan löneutveckling man kan vänta sig. Arbetsgivaren måste vara redo att förklara ”självklarheter”, eftersom det som är självklart för den finländska arbetstagaren kan vara främmande för en utlänning. Dessa faktorer kan ha stor betydelse i konkurrensen om professionella.

Det är inte alltid lätt att beskriva vad slags kunskaper arbetsuppgiften kräver. Ofta är det bäst att börja med att fastställa den kritiska kunskapsnivån för uppgiften och fundera vilka grundläggande färdigheter som den förutsätter. En utmaning bland sökande som kommer från utlandet är hur man kan jämföra olika slags kompetenser. För vissa yrken krävs en viss utbildning och betyg och det kan gå åt mycket tid till att översätta och jämföra dem och det drar ut på tiden innan arbetet kan inledas. Det är skäl att beakta detta då man planerar när arbetet ska inledas.

I Europa har man försökt likforma betygen, men det finns fortfarande skillnader. Namnet på eller adressen till en obekant högskola betyder inte heller att dess utbildning skulle ha sämre kvalitet. En högskoleexamen som avlagts snabbt betyder inte alltid att någon har avlagt examen snabbt utan att utbildningssystemet är annorlunda. Skillnaden kan också vara den motsatta, eftersom man i vissa länder inleder arbetskarriären tidigare. Då blir examen från en högskola fördröjd.

Det kan också vara svårt att identifiera och jämföra yrkeskompetensen. En kompetens som uppvisats i praktiken är ofta den enda mätaren på vad arbetaren kan. I vissa fall kan man testa kunskaper redan innan personen kommer till landet och det kan vara förnuftigt att fundera på kanaler där arbetstagaren kan visa sin kompetens i praktiken.

Rekryteringsbehovet kan vara akut ibland och ofta förkortar detta sökningsprocessen. I internationell rekrytering är tidsspannet ofta längre och en detaljerad tidsplanering ger arbetssökande tillräckligt med tid till att sätta sig in i ansökan och få en uppfattning om arbetsgivaren. En arbetssökande som kommer från utlandet måste samtidigt besluta om hen vill arbeta hos företaget och också om hen är redo att flytta till ett främmande land. Beslutet att söka arbetet kan vara livsomvälvande för sökanden.

Stomme till tidtabell:

1. Arbetsplatsannons
2. Ansökningstid
3. Intervjuer
4. Rekryteringsbeslut
5. Undertecknande av arbetsavtalet
6. Arbetet inleds

Om platsannonsen publiceras internationellt, borde ansökningstiden vara åtminstone 3-4 veckor. I platsannonsen bör det finnas information om vart man kan vända sig om man har frågor och när arbetsintervjun kommer att hållas. Också önskemål om när arbetet börjar är viktig information för en internationell arbetssökande.

Om man som hjälp i rekryteringsprocessen utnyttjar t.ex. lämplighetsbedömning är det bra att ha en tid i platsannonsen för denna också.

Särskilt viktigt är det att veta hur mycket tid som går åt för olika formaliteter. Att skaffa uppehållstillstånd och inresedokument, göra researrangemang o.dyl. tar mycket tid i anspråk, och det är inte alltid möjligt att börja arbeta genast då lämplig person har hittats.

Ibland har man nytta av att använda olika slags extra tjänster till stöd för rekryteringen. På den offentliga sidan erbjuder bl.a. TE-byråernas EURES-sakkunniga och NTM-centralerna tjänster. På myndighetssidan har Skatteförvaltningen och Migrationsverket egna sakkunniga.

Ibland är det nödvändigt att använda sig av lämplighetsbedömningar och kartläggning av kunskapsnivåerna hos arbetstagare som kommer från utlandet. Det är också möjligt att rekrytera arbetstagare från utlandet via personalförmedlingsföretag. Tjänsterna varierar i olika regioner och också från land till land. Offentliga tjänster är ett bra första steg då man söker utländsk arbetskraft och många personaluthyrningsföretag erbjuder på eget initiativ utländsk arbetskraft som alternativ.

Också Business Finland erbjuder tjänster

Till stöd för utländsk rekrytering lönar det sig att bekanta sig med TE-live tjänsten.

Ibland finns företagets styrka på arbetstagarmarknaden inom det egna företaget. Egna arbetare som integrerats på orten, som trivs i arbetet och är lojala kan erbjuda en genväg till kompetenta personer.

Sett ur den internationella rekryteringsprocessens synvinkel är rekryteringsannonsen kanske den mest kritiska delen. Vid sidan av innehållet i platsannonsen är valet av annonskanal avgörande för hur rekryteringen lyckas.

Arbetsgivaren har flera alternativa platsannonskanaler. Platsannonser i traditionella medier fungerar bra i hemlandet, men utländsk arbetskraft söker man bäst via t.ex. sociala medier, LinkedIn-appen eller via andra liknande professionella nätverk. Det lönar sig att söka på flera kanaler, men genom att specificera sökandet kan man lättare nå en viss typ av sökarprofiler (idealsökande).

Till sitt innehåll måste platsannonsen vara tydlig, informativ och enligt organisationens image. Informativiteten betonas eftersom potentiella sökande oftast inte känner till företaget på samma sätt som lokala sökande. Ett gott rättesnöre är att skriva till en fiktiv person som inte vet något om företaget eller dess arbetskultur och också nämna ”självklarheter” i platsannonsen.

Platsannonsen ger sökanden en signal om arbetsgivarorganisationen, vad den gör och vilken slags arbetsplats det är fråga om. Med stilen på texten kan man informera om arbetskulturen och väcka intresse hos olika sökarprofiler.

Ett tydligt språk är viktigt och språket måste väljas i enlighet med vilken slags person man söker. Det lönar sig att nämna arbetsspråket särskilt också i platsannonsen, fastän själva platsannonsen skulle vara på något annat språk.

Arbetsplatsannonsen borde också ge sökanden information om rekryteringsprocessen. I processen ingår tidpunkten för intervjun, hur och när kan man ställa frågor till arbetsgivaren, när man vill att personen börjar arbeta, om arbetsgivaren ger hjälp med flyttningen, etableringen och andra skeden som ingår i rekryteringen.

Utgångspunkten för vilket land man väljer för rekryteringen av arbetstagare är att man ska hitta rätt sorts yrkeskunniga. Valet av önskat land påverkas av bl.a. områdets storlek, önskat antal arbetstagare med rätt yrkesskicklighet, löneskillnader, utbildningsnivåernas motsvarighet och också andra skillnader mellan landet och Finland. Valet av land påverkas i betydande grad också av arbetsbilden och t.ex. företagets framtidsplaner att utvidga sin verksamhet till den önskade marknaden. I vissa länder kan man få hjälp med rekryteringen, och det kan underlätta helheten i betydande grad (obs. etiska principer). God kännedom om arbetstagarens land och språkkunskaper underlättar rekryteringsprocessen.

I processen med internationell rekrytering ger inte enbart en meritförteckning en tillräcklig bild av den som söker platsen. Vid sidan av ansökan och meritförteckningen är det bra att fundera på alternativa sätt, t.ex. att den intresserade intervjuas per video. Detta alternativa sätt kan erbjuda sökanden en bättre möjlighet att berätta om sin professionalitet och samtidigt också ge arbetsgivaren en bättre uppfattning om sökandens motiv, kunskaper och till och med om hens karaktär och personlighet. För videoansökningar finns det olika plattformar, men man kan också utnyttja t.ex. YouTube-videor för ändamålet.

Sättet att intervjua varierar mycket mellan olika länder. Sett ur den intervjuades synvinkel kan situationen vara mycket spännande, därför att det kanske är den första intervjun på ett främmande språk, första intervjun som görs av en utländsk arbetsgivare eller både och.

Det är viktigt att man nämner huvudpunkterna i intervjun för den intervjuade, t.ex. tiden, platsen, varaktigheten, eventuell distanskontakt och så vidare. Det är bra att nämna varaktigheten på intervjun, eftersom man i vissa länder håller timslånga intervjuer, medan man i Finland är vana vid relativt raska intervjuer.

När man intervjuar på distans är det viktigt att först kolla hur tekniken fungerar och se till att alla som deltar i intervjun kan använda samma sätt att ha kontakt. Det är till hjälp om den intervjuade får uppgifter om intervjun och ett sammandrag av användningsråd för distanskontakten per e-post.

Sett ur arbetsgivarens synvinkel lönar det sig att förbereda sig på intervjun utan fördomar. För det mesta förlöper intervjuerna utan problem, men krånglande nätverk kan leda till problem i synnerhet på vissa områden. En väl planerad och förhandstestad kontakt minskar riskerna för att intervjun misslyckas, men detta till trots kan det bli problem med nätverket.