Ulkomailta rekrytoiminen edellyttää yleensä hieman enemmän suunnittelua kuin kotimaasta rekrytointi. Työnkuvan sekä ihannehakijan määrittely, palkkaus, työhakuun liittyvä viestintä ja rekrytoinnin aikataulu saattavat erota jossain määrin sen mukaan rekrytoidaanko kotimaasta vai ulkomailta. Rekrytoinnin prosessi voidaan jakaa vaiheittain esimerkiksi seuraavasti:

1. Prosessin suunnittelu
2. Rekrytointitarpeen varmistaminen
3. Budjetointi
4. Työnkuvan määrittely
5. Vaatimusten asettaminen
6. Aikataulutus
7. Kumppaneiden valinta
8. Kohdemaan valinta
9. Organisaation esittely ja työantajamielikuva
10. Työhakemus
11. Työhaastattelu
12. Valintaprosessi
13. Rekrytointipäätös
14. Hakijaviestintä

Kun yritys tarvitsee lisää työvoimaresurssia, sillä on usein käytettävissään monia vaihtoehtoja. Usein tekijä voi löytyä ”talon” sisältä tai resurssi voi olla taloudellisesti järkevää hankkia ostopalveluna. Mikäli päädytään rekrytoimaan uutta henkilöä, yrityksen on mietittävä millaisen henkilön se haluaa ja mistä sellaisen voi löytää. Entistä useammin osaajaa etsitään ulkomailta.

Uuden henkilön palkkaaminen aiheuttaa aina kustannuksia. Kun työntekijää etsitään ulkomailta, eivät itse rekrytointiprosessin kustannukset välttämättä nouse merkittävästi, mutta kun työntekijä muuttaa Suomeen ulkomailta on syytä kiinnittää huomiota rekrytoinnin kokonaiskustannuksiin ja pyrkiä ennakoimaan niitä.

Rekrytointiprosessi ulkomaille voi poiketa kustannuksiltaan merkittävästikin, kun tarkastellaan kokonaisuutta. Merkittäviä kuluja voi aiheutua matka- ja muuttokustannuksista, oleskelulupakustannuksista, ensimmäisen kuukauden asumiskustannuksista (useinkaan ei ole valmista vuokrasopimusta ja asuntoa työntekijän itsensä järjestämänä), työntekijän saapumiseen ja asettautumiseen liittyvät muut kustannukset.

Toisaalta, löytääkseen oikean osaajan ja vakuuttaakseen tämän, on yrityksen panostettava myös rekrytointikokemukseen hieman normaalia enemmän. Rekrytointiprosessi voi hyvinkin olla potentiaaliselle työntekijälle se ensimmäinen kokemus yrityksestäsi.

Kustannusten osalta on tärkeää määrittää, mitä kustannuksia yritys on valmis korvaamaan ja mitkä taas kuuluvat työntekijälle itselleen. Lainmukaisia velvoitteita asettautumisen tai muuton kustannusten korvaamiselle ei ole, mutta joskus panostukset osaajan saapumiseen, asettautumiseen ja integroitumiseen voivat olla hyvinkin perusteltuja.

Työnantaja voi korvata esimerkiksi:

• Oleskelulupa- ja rekisteröintimaksuja
• Muuttokustannuksia
• Matkakustannuksia
• Asettautumispalveluita
• Kielikoulutusta
• Viranomaisasiointiin liittyvää neuvontaa (verot jne.)
• Perheenjäseniin liittyviä kuluja (luvat, asettautuminen, päiväkoti, kielikurssit jne.)

Alussa on tärkeää pohtia, mitä rekrytoitavan henkilön halutaan tekevän organisaatiossa. Kun kyse on kansainvälisestä osaajasta, kannattaa pohdintaa ulottaa myös pidemmälle tulevaisuuteen ja miettiä, millainen toimenkuva on paitsi nyt myös esimerkiksi kolmen vuoden päästä. Samalla on hyvä tiedostaa, että kansainvälinen osaaja tuo mukanaan todennäköisesti uudenlaisia näkökulmia, kielitaitoa ja esimerkiksi tietoa oman kotimaansa tai aiemman työskentelymaansa markkinoista.

Työnkuvaan liittyy osaltaan myös kysymys siitä, mitä työnantaja tarjoaa työntekijälle. Viimeistään jo haastattelussa on pystyttävä kertomaan hakijalle, millaiseen työyhteisöön hän on tulossa, millainen organisaatio on kyseessä ja millaisia näkymiä työntekijällä on odotettavissa esimerkiksi työuran suhteen.

Työnkuvan määrittelyssä on syytä muistaa, ettei hakijalla ole välttämättä minkäänlaista ymmärrystä tai tietämystä suomalaisesta työelämästä, yrityksen toimintakulttuurista tai esimerkiksi siitä, miten uralla eteneminen Suomessa tapahtuu ja millaista palkkakehitystä on lupa odottaa. Työnantajan on hyvä valmistautua kertomaan myös ”itsestäänselvyyksistä”, sillä suomalaiselle työntekijälle arkiset asiat voivat näyttäytyä ulkomailta tulleelle osaajalle poikkeuksellisina. Nämä tekijät voivat olla merkittäviä tekijöitä kilpailussa osaajista.

Työtehtävän edellyttämän osaamisen määrittely ei aina ole yksinkertaista. Usein on hyvä lähteä liikkeelle kriittisen osaamistason määrittelystä ja miettiä, millaisia perustaitoja työssä suoriutuminen edellyttää. Ulkomailta tulevien hakijoiden kohdalla oman haasteensa asettaa erilaisten pätevyyksien keskinäinen vertailu. Joihinkin ammatteihin edellytetään tiettyä koulutusta ja todistus sekä muiden asiapapereiden käännättämiseen, rinnastamiseen jne. voi kulua paljonkin aikaa ja työnaloittaminen viivästyä. Tämä on syytä huomioida työn aloittamista suunniteltaessa.

Euroopassa tutkintoja on pyritty yhdenmukaistamaan, mutta eroja on edelleen. Tuntematon korkeakoulun nimi tai sen sijainti ei myöskään kerro, että koulutus olisi laadultaan huonompaa. Korkeakoulutuksen ”nopea” suorittaminen ei puolestaan useinkaan tarkoita poikkeuksellisen nopeaa suoriutumista vaan eroa koulutusjärjestelmässä. Ero voi olla myös päinvastainen, sillä joissain maissa työelämään siirrytään aikaisemmin ja valmistuminen korkeakoulutuksesta viivästyy.

Myös ammattipätevyyksien tunnustaminen ja vertailu saattaa olla hankalaa. Käytännössä osoitettu suoriutuminen on usein ainoa mittari arvioida tekijän osaamista. Osaamista on joissain tapauksessa mahdollista testata jo ennen maahan saapumista ja toisaalta rekrytoinnin osana on hyvä miettiä kanavia, joilla työntekijä voisi osoittaa osaamisensa käytännössä.

Rekrytointitarve voi olla joskus akuutti ja usein se lyhentyneenä hakuaikana. Kansainvälisessä rekrytoinnissa aikajänne on usein pidempi ja huolellinen aikataulutus jättää hakijoille riittävästi aikaa perehtyä hakuilmoitukseen ja työantajaan. Ulkomailta tulevan hakijan on samalla tehtävä päätös paitsi halusta työskennellä tietyllä työnantajalla myös päätös valmiudesta muuttaa mahdollisesti asumaan vieraaseen maahan. Päätös hakea voi olla hakijan näkökulmasta elämää mullistava.

Aikataulutuksen runko:

1. Työpaikkailmoitus
2. Hakuaika
3. Haastattelut
4. Rekrytointipäätös
5. Työsopimuksen allekirjoitus
6. Työn aloittaminen

Mikäli hakuilmoitus julkaistaan kansainvälisenä, olisi hakuajan hyvä olla ainakin 3-4 viikkoa. Lisäkysymysten esittämiskanava ja haastatteluaikataulu kannattaa ilmoittaa jo hakuilmoituksessa.  Myös toivottu työnaloittamisen ajankohta on kansainväliselle hakijalle tärkeä tieto.

Mikäli rekrytoinnin apuna hyödynnetään esimerkiksi soveltuvuusarviointeja on myös ne hyvä aikatauluttaa valmiiksi ja mainita hakemuksessa.

Erityisen tärkeää on tunnistaa erilaisiin muodollisuuksiin kuluva aika. Oleskeluluvan hankinta, maahantuloasiakirjojen hankinta, matkajärjestelyt jne. vievät merkittävästi aikaa, eikä työn aloittaminen heti sopivan henkilön löydyttyä ole useinkaan mahdollista.

Joskus on hyödyllistä käyttää erilaisia lisäpalveluita rekrytoinnin tukena. Julkisella puolella palveluita tarjoavat mm. TE-toimistojen EURES-asiantuntijat sekä ELY-keskukset. Viranomaisasiointiin liittyen Verohallinnolla ja Maahanmuuttovirastolla on omat asiantuntijansa.

Joskus on tarpeen käyttää myös soveltuvuusarviointeja sekä osaamistason kartoituksia ulkomailta tuleville työntekijöille. Myös henkilöstövälitysyritysten kautta on mahdollista rekrytoida ulkomailta. Palvelut vaihtelevat alueittain ja myös kohdemaittain. Julkiset palvelut ovat hyvä ensiaskel etsiä työntekijää ulkomailta ja useat henkilöstövuokrausyritykset tarjoavat jo oma-aloitteisesti myös kansainvälisen työvoiman vaihtoehtoja.

Myös Business Finlandilla on tarjolla palveluita

Ulkomaisen rekrytoinnin tueksi kannattaa tutustua myös TE-live palveluun

Joskus yrityksen vahvuus työntekijämarkkinoilla löytyy yrityksen sisältä. Paikkakunnalle integroituneet, työssään viihtyvät ja lojaalit omat työntekijät voivat tarjota oikotien osaajien luokse.

Rekrytointi-ilmoitus on kenties kansainvälisen rekrytoinnin näkökulmasta kriittisin osa. Ilmoituksen sisällön ohella myös sopivan ilmoituskanavan valinta ovat ratkaisevia rekrytoinnin onnistumisen kannalta.

Vaihtoehtoisia ilmoituskanavia on työnantajalla käytössä useita. Perinteisen median toimiessa paremmin kotimaassa, voidaan ulkomaisia osaajia lähestyä helpommin esimerkiksi somemarkkinoinnilla, LinkedIn-sovelluksessa tai muissa vastaavissa ammatillisissa verkostoissa. Monikanavaisuus kannattaa, mutta hakua kohdentamalla voidaan tavoittaa paremmin tietyntyyppisiä hakijaprofiileja (ihannehakijat).

Sisällöltään ilmoituksen pitää olla selkeä, organisaation ilmeen mukainen ja informatiivinen. Informatiivisuus korostuu, sillä useinkaan hakijalla ei ole samanlaisia tietoja yrityksestä kun paikallisella hakijalla. Hyvänä ohjenuorana on, kuvitteellisesti kirjoittaa ilmoitusta sellaiselle henkilölle, joka ei tiedä yrityksestä tai sen toimintakulttuurista vielä mitään ja siten kirjoittaa auki myös ”itsestäänselvyydet”.

Ilmoituksen kautta viestitään hakijalle, millainen työnantajaorganisaatio on, mitä se tekee ja millainen työpaikka on kyseessä. Tekstin tyylillä voidaan viestiä organisaation työkulttuurista ja herättää kiinnostusta eri hakijaprofiileissa.

Selkeäkielisyys on tärkeää ja kieli tulee valita sen mukaan, millaista hakijaa etsitään. Työkieli kannattaa mainita erikseen myös ilmoituksessa, vaikka itse hakuilmoitus olisikin jollain muulla kielellä.

Hakuilmoituksen tulee tarjota hakijalle tietoa myös prosessin eri vaiheista. Milloin haastattelut pidetään, milloin ja miten voi esittää kysymyksiä työnantajalle, milloin on toivottu työn aloitus, tarjoaako työantaja tukea muuttoon ja asettautumiseen sekä millaisia muita hakuvaiheita rekrytointiprosessiin sisältyy.

Kohdemaan valinnan lähtökohtana on oikeanlaisen osaajan löytäminen. Kohdemaan valintaan vaikuttaa mm. kohdealueen koko, halutun osaamistason tekijöiden määrä, palkkaerot, koulutustasojen vastaavuudet sekä yhtä lailla muutkin erot kohdemaan ja Suomen välillä. Kohdemaan valintaan vaikuttaa oleellisesti myös työkuva ja esimerkiksi yrityksen tulevaisuuden suunnitelmat laajentaa kohdemarkkinaa. Joissain maissa on saatavilla myös apua rekrytoinnin järjestämiseen, mikä saattaa helpottaa kokonaisuutta merkittävästi (huom. eettiset periaatteet). Kohdemaan hyvä tuntemus ja kielitaito helpottavat rekrytointiprosessin läpivientiä kohdemaassa.

Kasinvälisen rekrytoinnin prosessissa pelkkä ansioluettelo antaa tuskin riittävää mielikuvaa hakijasta. Hakemuksen ja ansioluettelon ohella on hyvä miettiä vaihtoehtoisia tapoja kuten videohakemuksia. Vaihtoehtoiset tavat voivat tarjota hakijalle mielekkäämmän väylän kertoa osaamisestaan ja samalla myös työnantaja saa paremman käsityksen hakijan motiiveista, osaamisesta ja jopa luonteesta ja persoonasta. Videohakemuksia varten on tarjolla erilaisia alustoja, mutta yhtälailla voidaan hyödyntää myös esimerkiksi YouTube-videoita.

Haastattelukäytännöt poikkeavat maittain huomattavasti. Haastateltavan näkökulmasta tilanne saattaa olla myös erityisen jännittävä, sillä kyseessä saattaa olla mm. ensimmäinen haastattelu vieraalla kielellä, ensimmäinen haastattelu ulkomaiselle työnantajalle tai näitä kumpaakin.

Haastateltavalle on tärkeää kertoa haastattelun päälinjat, kuten aika, paikka, kesto, mahdollinen etäyhteydenottotapa ja niin edelleen. Haastattelun kesto on hyvä mainita, sillä toisissa maissa haastattelu voi kestää jopa tunteja, siinä missä Suomessa on totuttu suhteellisen ”napakoihin” haastatteluihin.

Etäyhteydellä haastatellessa on hyvä testata tekniikan toimivuus sekä varmistaa, että haastatteluun osallistuvilla on mahdollisuus käyttää samaa yhteydenottotapaa. Hakijalle on hyvä lähettää tiedot haastattelusta sekä etäyhteyden ohjeet myös koosteena sähköpostilla.

Työnantajan näkökulmasta haastatteluun kannattaa varautua avoimin mielin. Useimmiten haastattelut sujuvat ongelmitta, mutta epävakaat verkkoyhteydet voivat aiheuttaa ongelmia etenkin joillain alueilla. Hyvin suunniteltu ja ennalta testattu yhteys vähentää epäonnistumisen riskiä, mutta joskus verkko-ongelmia silti tapahtuu.